Notatki a tajemnice klienta
Jeśli łączysz te dwa obszary (tajemnicę klienta i notatki) w swojej pracy, musisz też mieć plan – co zrobić z notatkami po wykonaniu usługi. Pozostawienie notatek, brudnopisów, zapisków samym sobie to narażanie klienta na ujawnienie tajemnic. Warto też mieć świadomość, że notując informację niejawną, tworzysz dokument niejawny. Taka notatka podlega wówczas rejestracji i wszelkim obostrzeniom wynikającym z Ustawy o ochronie informacji niejawnej. Jeżeli pracujesz na notatkach, bo np. jesteś tłumaczem czy asystentem personalnym, to musisz na wstępie widzieć dwie rzeczy: czy masz do czynienia z informacją niejawną i czy notatka może być zniszczona od razu po wykonaniu zadania, czy ma być przetrzymywana dłużej.
Nie zawsze możesz robić notatki w trakcie pracy dla klienta chroniącego tajemnice. Może się zdarzyć, że będzie wymagał byś takich czynności zaniechał. Warto przed podjęciem pracy poruszyć z klientem te kwestię.
Jeśli nie ma potrzeby przechowywać notatki
To jest częsty przypadek tłumaczy konsekutywnych. Zdarza się także przy usługach doradztwa biznesowego. Notatki są Ci potrzebne w danej chwili, żeby zapamiętać jakieś informacje np. do tłumaczenia lub do skomentowania wypowiedzi klienta. Po wykorzystaniu można i należy je zniszczyć w niszczarce na miejscu świadczenia usługi. Nie wynoś notatek ze spotkania z klientem! Bo jeśli ktoś Ci je ukradnie, odpowiedzialność za ujawnienie tajemnicy klienta spadnie na Ciebie.
Jeśli potrzebujesz zachować notatki
Przypadek asystenta, który notuje po to, żeby zaplanować działania na najbliższy miesiąc, wymaga zachowania notatki na dłużej. Jeżeli notatka zawiera informacje niejawne, to trzeba z nią postępować tak, jak tego wymaga Ustawa o ochronie informacji niejawnej. W skrócie – opatrujesz stosowną klauzulą, rejestrujesz w kancelarii niejawnej, przechowujesz w miejscy chronionym, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione. A co jeżeli nie jest to informacja niejawna (zdefiniowana w Ustawie), ale jednak tajemnica klienta, np. tajemnica przedsiębiorstwa? Wówczas taką notatkę najlepiej przekazać do chronienia samemu klientowi lub wskazanej przez niego osobie.
I znów – nie wynoś notatek ze spotkania z klientem, który chroni tajemnice! Nawet jeśli nie masz złych intencji, jest to nieodpowiedzialne działanie.
